Vertrieb · Mailantworten · Stand 23.10.2026

Mail-Automatik: was ohne Haken gehen würde

Sechs wiederkehrende Fälle können künftig ohne deinen Haken rausgehen. Jeder hat einen eigenen Schalter. Alle stehen auf AUS, und solange sie aus sind, läuft alles genau wie heute.

6Schalter, alle AUS

30 MinWartezeit, X stoppt

10Mails je Tag höchstens

1 von 19wäre heute automatisch gegangen

So läuft es, wenn ein Schalter an ist

Die Antwort kommt rein, der Entwurf steht wie immer in #email-leads.
Darunter steht: „Geht in 30 Minuten ohne Haken raus. X stoppt das.“ Eine Korrektur im Thread stoppt es auch.
Nach 30 Minuten prüft der Worker alles noch einmal und sendet über denselben Weg wie dein Haken, in Arbeitszeiten zeitversetzt.
Im Kanal steht danach: „Automatisch freigegeben, heute 3 von 10.“ Jede automatische Mail steht zusätzlich im Protokoll.

Der Code ist fertig und gegen Attrappen getestet (25 Prüfungen bestanden, Modus AUS nachweislich gleich wie vorher). Live geht er erst nach deiner Freigabe für den Deploy.

Die sechs Schaltermit einem Beispiel je Fall

AUS

Einwand mit bekannter Umlenkung

Schalter einwand

Der Betrieb sagt ab, nennt aber einen Grund, für den wir eine Lösung haben: keine Kapazitäten, zu wenig Personal, Gründung, erst später. Die bestehende Umlenkung (meist auf Mitarbeitergewinnung) schreibt die Mail.

„bedingt durch eine personelle Unterdeckung und eine überdurchschnittliche Auftragsauslastung können wir Ihnen im Moment eine schnelle E-Mailbearbeitung nicht gewährleisten.“

So ginge die Antwort raus

Hallo Herr Lotz,

danke für Ihre Rückmeldung. Wenn die Kapazitäten so knapp sind, passt das Thema im Moment natürlich nicht. Einem anderen SHK-Betrieb ging es genauso. Wir haben dort für die Mitarbeitergewinnung auf die BEG-Methode umgestellt, und darüber hat er mehr als fünf neue Mitarbeiter eingestellt.

Bei uns läuft die Mitarbeitergewinnung mit der BEG-Methode je nach Bedarf fast wie ein Concierge-Service ab. Sie bekommen den Termin mit dem Bewerber fest in den Kalender und rufen zur vereinbarten Uhrzeit nur noch an. Je nach Umfang ist die Stelle meist zwei bis drei Wochen später besetzt.

Uns ist wichtig, eng mit Ihnen zusammenzuarbeiten und im Austausch zu bleiben, je nachdem, wie viel Zeit und Kapazität Sie haben. Sie können einfach wieder auf Neukunden umschwenken, sobald Luft da ist, und so beides im Gleichgewicht halten.

Passt Ihnen ein kurzes Telefonat dazu? Hier sind drei Termine zur Auswahl:

1. Montag, 26. Oktober, 15:15 Uhr
2. Dienstag, 27. Oktober, 15:15 Uhr
3. Mittwoch, 28. Oktober, 12:30 Uhr

Bitte lassen Sie mich kurz wissen, welcher passt und unter welcher Nummer ich Sie erreiche. Alternativ dürfen Sie mir auch gerne zwei oder drei eigene Zeitfenster nennen.

Viele Grüße

Heute echt so passiert (Josef Lotz). Mit eingeschaltetem Schalter wäre genau diese Mail nach 30 Minuten rausgegangen.

Zusätzlich gesperrt: Nicht bei Antworten, die mit „Nein“ beginnen (unsere Mail verspricht dann Ruhe), nicht bei Antworten unter 25 Zeichen, nicht bei der Variante mit Google-Befund (der muss gegengelesen werden).

AUS

Preisfrage

Schalter preisfrage

Der Lead fragt, was es kostet. Die Mail nennt nur den Rahmen und lenkt ins Gespräch. Gilt nur für die Handwerks-Themen, nicht für ATV, Reisemobil oder LinkedIn.

„Was würde mich das denn kosten?“

So ginge die Antwort raus

Hallo Herr Muster,

danke für Ihre Frage. Normalerweise sind es 2.700 Euro einmalig für die Einrichtung und 890 Euro im Monat für die Betreuung, dazu kommt ein Werbebudget, das wir individuell festlegen und das direkt an die Plattformen geht.

Pauschal lässt sich das aber nicht sagen. Wir schauen uns jeden Betrieb einzeln an, mal ist es eine kleinere, mal eine größere Maßnahme. Deshalb klären wir das am besten kurz am Telefon:

1. Montag, 26. Oktober, 14:30 Uhr
2. Dienstag, 27. Oktober, 10:30 Uhr
3. Mittwoch, 28. Oktober, 11:00 Uhr

Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, welcher passt und unter welcher Nummer ich Sie erreiche.

Viele Grüße

Beispiel, so baut der Worker die Mail nach der Regel vom 21.10. (Teichrib). Der Entwurf muss 2.700 und 890 enthalten und darf keine Plattform nennen, sonst geht er nicht automatisch.

Zusätzlich gesperrt: Nie bei Verhandlung: „zu teuer“, „günstiger“, „Rabatt“, „nur 500 Euro“ und Ähnliches.

AUS

„Was haben Sie davon?“

Schalter was_haben_sie_davon

Der Lead fragt nach unserem Interesse. Die Mail antwortet ehrlich: Partnerschaft, drei bis zehn Euro zurück je Euro, nicht jeder passt, unverbindliches Gespräch mit kostenlosen Hinweisen.

„was haben Sie davon?“

So ginge die Antwort raus

Hallo Herr Muster,

berechtigte Frage, ich antworte Ihnen ehrlich. Wir suchen Partner, mit denen wir lange zusammenarbeiten. Unser Anspruch: Für jeden Euro, den ein Partner bei uns investiert, sollen drei bis zehn Euro zurückkommen. Dann bleibt er, empfiehlt uns weiter und schreibt vielleicht eine Bewertung. Das ist, was wir davon haben.

Kurz zum Angebot: Wir helfen Ihnen dabei, gemeinsam mehr Anfragen in Ihrer Region zu gewinnen und so mehr Kunden.

Natürlich passt das nicht mit jedem. Wenn Sie keinen Bedarf an mehr Aufträgen haben, ist das völlig in Ordnung. Sonst lohnt sich ein kurzes, unverbindliches Telefonat, Sie bekommen dabei ein paar kostenlose Hinweise zum Selbstumsetzen:

1. Montag, 26. Oktober, 14:30 Uhr
2. Dienstag, 27. Oktober, 10:30 Uhr
3. Mittwoch, 28. Oktober, 11:00 Uhr

Bitte bestätigen Sie mir kurz einen Termin und die Nummer, unter der ich Sie erreiche.

Viele Grüße

Beispiel nach der Regel vom 21. und 22.10. (Hansu, RKR Nord): kein „vermitteln“, kein Satz, der den Auftrag in Frage stellt, keine Preise.

Zusätzlich gesperrt: Nicht, wenn im Entwurf ein Eurobetrag steht.

AUS

Frage vor dem Termin

Schalter frage_vor_termin

Der Lead stellt eine sachliche Frage, bevor er einem Telefonat zustimmt („Wie läuft das ab?“, „Worum geht es genau?“). Die Mail beantwortet sie knapp und bietet drei Termine an.

„Wie läuft das bei Ihnen genau ab?“

So ginge die Antwort raus

Hallo Herr Muster,

danke für Ihre Rückmeldung. Kurz gesagt: Wir sorgen dafür, dass mehr Anfragen aus Ihrer Region direkt bei Ihnen ankommen, und richten uns dabei nach Ihrer Zeit und Kapazität. Wie das bei Ihnen konkret aussehen kann, klären wir am besten in einem kurzen Telefonat:

1. Montag, 26. Oktober, 14:30 Uhr
2. Dienstag, 27. Oktober, 10:30 Uhr
3. Mittwoch, 28. Oktober, 11:00 Uhr

Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, welcher passt und unter welcher Nummer ich Sie erreiche.

Viele Grüße

Beispiel. Heute gab es zwei Fragen (Hassel „Wer ist HRB?“, Dickital „Keine Termine“), beide wären nicht automatisch gegangen: zu knapp, und bei Hassel fehlte „Frau“ in der Anrede.

Zusätzlich gesperrt: Nicht bei Fragen, die nach Preis-Verhandlung, Recht oder Datenschutz klingen.

AUS

Bestätigung der Film-Zusage

Schalter film_bestaetigung

Der Lead sagt Ja zum Erklärfilm (Kampagnen 4218908, 4219554). Die feste Bestätigung aus FILM-MAIL.md geht raus, der Filmauftrag liegt wie bisher in der Warteschlange.

„Ja, gern, schicken Sie mal.“

So ginge die Antwort raus

Guten Tag Herr Muster,

gern, ich baue Ihnen den Entwurf, Sie bekommen den Link in den nächsten Tagen.

Damit er passt: Was ist bei Ihnen gerade das größere Thema, neue Kunden, neue Mitarbeiter oder Abläufe digitalisieren?

Viele Grüße

Fester Text, kein Modell schreibt hier frei. Darum der risikoärmste Schalter.

Zusätzlich gesperrt: Der Film selbst geht nie automatisch raus, nur diese Bestätigung.

AUS

Terminbestätigung

Schalter terminbestaetigung

Der Lead wählt einen unserer drei Termine (oder nennt einen eigenen, der frei ist). Die Bestätigung geht raus, der Termin landet in Simons Kalender, wie beim Haken.

„Montag 26.10.2026 um 09.15 Uhr ginge. Telefonnummer wie unten angegeben.“

So ginge die Antwort raus

Hallo Herr Schray,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung und die Terminauswahl. Hiermit bestätige ich Ihnen gerne den Termin am Montag, 26. Oktober, um 9:15 Uhr. Ich werde Sie zum vereinbarten Zeitpunkt unter 07251/303184 anrufen.

Ich freue mich auf das Gespräch.

Viele Grüße

Am 21.10. echt so gesendet (Schray Elektrotechnik). Der Kalender wird vor dem Senden geprüft, ein belegter Termin bekommt wie bisher drei neue Vorschläge.

Zusätzlich gesperrt: Nicht, wenn der Lead zwei Termine auf einmal wählt.

Nie automatisch, egal welcher Schalter

Abmeldung, Löschen, „keine weiteren Mails“, Stop
Recht und Datenschutz: DSGVO, UWG, Abmahnung, Anwalt
verärgerte Antworten, Spam-Vorwurf, mehrere Ausrufezeichen
Preisverhandlung
unklare Antworten: Kategorie „Sonstiges“, unter 25 Zeichen, Erkennung unter 85 Prozent sicher
Firmen, mit denen es laut Vorab-Check schon Kontakt gab
LinkedIn, Nachträge, Entwürfe nach einer @BEG-KI-Anweisung
Entwürfe ohne „Hallo Herr/Frau Nachname“, mit Gedankenstrich, Platzhalter oder „vermitteln“

Was heute mit allen Schaltern an passiert wäre

Lead	Fall	automatisch	Grund
Josef Lotz	Einwand	ja	Anrede mit Namen, klarer Grund, Sicherheit 0,90
Moritz, Kiel, US-Elektro, TNE	Einwand	nein	Entwurf beginnt mit „Guten Tag,“ statt Herr oder Frau Nachname
Fey, Otten, Weyer, Lügering, Macht	Einwand	nein	Antwort beginnt mit „Nein“ oder ist zu knapp
Kuchem	Einwand	nein	Google-Befund, muss gegengelesen werden
Hassel, Dickital	Frage	nein	zu knapp, bei Hassel zudem „Hallo Clemens“
Hannus, Filstal	Interesse, Vorleistung	nein	dafür gibt es keinen Schalter, bleibt beim Haken
Mehdi, Hildebrandt, Kleine-Albers, Kanaljet	Autoantwort	nein	Kategorie „Sonstiges“ ist nie automatisch

Die strengste Regel ist die Anrede. Die Automatik schreibt oft „Guten Tag,“, wenn eine andere Person als die angeschriebene antwortet. Soll der Einwand-Schalter mehr bewirken, ist der nächste Schritt, die Anrede aus der Signatur der Antwort zu nehmen.

Mein Vorschlag zur Reihenfolge

film_bestaetigung und terminbestaetigung zuerst: feste Texte, kaum Spielraum für Fehler.
Eine Woche später einwand, wenn die Protokolle sauber aussehen.
preisfrage, was_haben_sie_davon und frage_vor_termin zuletzt, weil dort das Modell am freiesten schreibt.

Einschalten heißt: in wrangler.toml bei AUTO_SENDEN den Namen eintragen und deployen. Das mache ich, sobald du sagst, welche.

smartlead-reply-worker · Stand-Abschnitt in erklaerfilm-strecke/STAND.md